La Foire aux questions

 

 

1. LES TRANSPORTS

► Comment se passent les transports dans les camps ?

Matthania privilégie un choix d’activités de proximité. Pour ces déplacements, l’association possède ou loue des minibus conduits par nos encadrants. Nous avons parfois recours à un transporteur local avec un car pour certaines activités.

 

► Organisez-vous des convois ?

L’association organise des voyages collectifs à partir de certaines grandes villes. Ils sont accompagnés par des personnes désignées par l’association.

 

► Mon enfant dispose d’une carte de réduction SNCF. Peut-il en bénéficier ? 
Non, nous disposons de tarifs « groupes » réduits, largement préférentiels à toute autre réduction pour un voyage avec accompagnateur. Nos tarifs transports comprennent à la fois le billet de train, la prise en charge de vos enfants par des animateurs accompagnateurs et la navette en bus nécessaire pour se rendre au centre de vacances.

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► Pouvons-nous choisir d’utiliser votre service transport pour l’aller ou le retour uniquement ?
Oui, bien sûr ! Vous pouvez amener et/ou chercher votre enfant sur le centre. Ce sera l’occasion de visiter les lieux. Il vous suffit de l’avoir précisé à l’inscription. 

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► Peut-on choisir une ville de retour différente de celle de l’aller ou inversement ?
Oui, il vous suffit également de l’avoir précisé à l’inscription.

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► Je souhaite modifier mon choix de transport après avoir effectué l’inscription, est-ce possible ?
Oui (mais à éviter !). Pour ce faire, vous devrez nous adresser une demande par mail au plus tard 1 mois avant le départ. Il vous faudra, selon le cas, régler le surcoût. Si votre nouveau choix de transport est moins onéreux, nous vous remboursons la différence moins les frais éventuels occasionnés.

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► Comment s’organise le transport en train ?
Le jour du départ, nos accompagnateurs seront sur place, repérables avec leurs T-shirts au logo Matthania. Les lieux et heures de rendez-vous avec les consignes de voyage sont indiqués sur votre convocation voyage.
Vous pouvez être rassurés ! Nos animateurs accompagnent avec attention vos enfants toute la durée du trajet, depuis la ville de départ jusqu’à l’arrivée effective sur le lieu du séjour. Les titres de transport sont détenus par le responsable du convoi.

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► Est-ce que le pique-nique est prévu ?
Non, à l’aller vous devez prévoir le pique-nique. 
Au retour nous le prenons en charge. 

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► Quand recevrai-je la convocation pour mon voyage en train ?
La « convocation transport » vous sera envoyée par mail 15 jours avant le départ avec toutes les infos utiles pour le voyage.

Nous sommes à moins de 10 jours du départ, je n’ai toujours pas reçu la convocation voyage. Est-ce normal ?
Non. La convocation doit vous parvenir environ 15 jours avant le départ. Appelez-nous rapidement au 04.94.27.02.77 - choix 1.

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► Comment s’organise le retour ?
Selon le choix signalé dans votre dossier d’inscription, vous pouvez venir chercher votre enfant :
- directement au centre La Pastorale (le matin jusqu’à 10h),
- à Toulon au siège social (navette à 11h), 
- à Marseille devant la gare espace Narvik (navette à 9h), 
- à la gare de retour indiquée (un mail avec les modalités de convocation de retour vous sera transmis quelques jours avant la fin du séjour). 
IMPORTANT : Merci de veiller à bien arriver à l’heure au point de rendez-vous fixé !

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► Je ne peux pas venir chercher mon enfant sur le lieu de rendez-vous. Peut-il rentrer seul ?
Non, sauf en cas de force majeur après autorisation de Matthania et du Directeur du séjour. Votre enfant doit être âgé de plus de 14 ans et disposer d’une autorisation signée du responsable légal. Cette autorisation devra nous être envoyée après concertation et 15 jours avant le départ, par courrier signé ou par mail, au siège de Matthania.  

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► Je ne peux pas venir chercher mon enfant sur le lieu de rendez-vous. Qui est autorisé à venir le chercher ?
La personne de confiance de votre choix indiquée lors de l’inscription ou que vous désignerez par courrier ou mail. Elle devra impérativement nous présenter sa pièce d’identité.

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2. LES REPAS

► Comment sont prévus les repas ?
En commun, sur la jolie terrasse du Mas, à l’ombre d’une grande pergola !  Les petits déjeuners sont échelonnés et sous forme de self. Vos enfants apprécieront les délicieux repas équilibrés, de type familial, préparés par notre équipe cuisine ! Les tablées sont par groupe d’âge midi et soir.
L’assistant sanitaire en coordination avec l’équipe cuisine se chargera de veiller au respect des régimes selon le PAI transmis.

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3. LES HEBERGEMENTS

► Où dorment les enfants ?

Les participants sont logés par sexe et âge. Ils peuvent dormir en chambre à la Pastorale ou sous tente (possible pour certains groupes). Leurs animateurs sont à proximité.

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► Comment pouvons-nous avoir des nouvelles de nos enfants ?

Vous pouvez téléphoner de temps en temps au centre pendant les repas pour leur parler un moment. Vous pouvez aussi joindre le siège social qui reste informé quotidiennement de tous les séjours.

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► Mon enfant souhaite être dans la même chambre qu’un(e) ami(e), est-ce possible ?
Oui, dans la mesure du possible, à condition qu’il s’agisse d’enfants de même tranche d’âge, de même sexe et inscrits sur la même thématique. Il vous suffit de nous l’indiquer par mail, avec leurs noms et prénoms. 
 

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4. LES INSCRIPTIONS

► Comment se passe l’inscription ?

Nous établissons un devis que vous devez valider au moins par un acompte et ce dans les 3 semaines pour ne pas perdre votre place. Privilégiez le mail pour plus d’efficacité.

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​► Mon enfant n’aura l’âge requis pour la colonie qu’il a choisie qu’après la date de début du séjour. Puis-je l’inscrire ?
Non, cela est impossible pour des raisons pédagogiques et de réglementation. Nous vous invitons à consulter les séjours dédiés à sa tranche d’âge, il profitera davantage en restant avec des jeunes du même âge !
 

► Où envoyer l'inscription ?

Le bulletin d’inscription du participant doit être renvoyé dûment rempli et signé par le responsable légal avec 95 € d’acompte. Une confirmation de l’inscription est envoyée en principe par mail avec les renseignements complémentaires. 

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► Les documents sont-ils tous à fournir si mon enfant a déjà fait un séjour avec vous ?

Oui, vous devez remplir à nouveau la FIR : Fiche Individuelle de Renseignements pour une inscription aux séjours de la saison. Vous devez avoir fourni un certificat médical de moins de 3 ans ou une copie des vaccins ainsi que l’attestation à jour d’assurance individuelle accident.

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► Et pour l’attestation d’aisance aquatique ?

Vérifier sur le carnet de séjour du camp concerné.

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► Que dois-je faire si mon enfant nécessite une prise en charge

particulière ?

Vous devez nous transmettre le PAI que vous avez pour sa scolarité si c’est le cas et vous mettre en relation avant le séjour avec son directeur en appelant le siège pour préparer son accueil dans des conditions optimales.

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► Si mon enfant a un traitement en cours, doit-on fournir une ordonnance ?
Oui. C’est un impératif. Nous ne pouvons administrer aucun traitement sans ordonnance. Pour tout traitement, il est donc obligatoire de nous transmettre une ordonnance récente du médecin. Pensez à nous la transmettre sous enveloppe et à déposer dans la valise les médicaments correspondants (dans leurs emballages d’origine, marqués au nom de l’enfant avec la notice). 

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► Qui s’occupe du suivi médical des enfants ?
Une assistante sanitaire est présente sur la colo. Elle assure le suivi sanitaire des enfants. Elle connaît leurs particularités médicales, prodigue les soins du quotidien, administre les traitements médicaux prescrits et prend les mesures nécessaires en cas d’urgence. Elle est souvent une personne ressource pour les enfants qui lui confient volontiers leurs petits soucis.

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► En cas d’accident, quelle procédure suivez-vous ?
Nous appliquons les procédures légales relatives aux accueils collectifs de mineurs. Vous serez informé sans délai de tout accident ou maladie survenus.
 

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5. LE REGLEMENT/LES REDUCTIONS

► Quelles sont les réductions possibles ?
Il existe plusieurs types de réductions : CUMUL, FAMILY, PARRAINAGE, MINISTÈRE… retrouvez tout le détail sur : www.matthania.org (onglet : Infos séjours > les aides).

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► J’ai réglé l’acompte de 95 €/participant et je souhaite solder mon/mes séjour(s), quelles sont les modalités de règlement ? 
Pour régler le solde, vous devez impérativement :
•    Verser l’intégralité du restant dû au plus tard un mois avant le début du séjour par tout moyen à votre convenance (cf. question suivante)
•    Ou enregistrer un « paiement échelonné » en 4 fois sans frais via la plateforme sécurisée
•    Ou transmettre une série de chèques (6 maximum) correspondant au restant dû : ils seront encaissés aux dates inscrites au dos (échéances à un mois d’intervalle maximum)

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► Quels sont les modes de paiement à ma disposition ?
1.    Plateforme sécurisée de paiement en ligne CRÉDIT MUTUEL MONETICO.
2.    Virement bancaire : en utilisant notre RIB. Merci de préciser dans le libellé de votre virement : votre nom et N° de client figurant sur votre facture.
3.    Chèque(s) : à l’ordre de Matthania. Inscrivez au dos le nom et N° de client figurant sur votre facture et éventuellement la date d’encaissement souhaitée.
4.    ANCV, chèques vacances format papier : Attention ! Ils ne seront pas remboursables et sans rendu de monnaie.

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► Qu’en est-il des prises en charge CAF et Conseil Départemental ?
Si nous avons les agréments et sur présentation de l’attestation de vos droits et leur validité, nous vous appliquerons le montant de l’aide. Votre restant dû sera diminué en conséquence sous réserve de leur encaissement effectif. En absence d’un agrément avec votre CAF, vous pouvez solliciter notre fond de soutien par mail (aide de 12€/jour). Ce fond est limité. 

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► J’ai bien envoyé le dossier d’inscription de mon enfant et j’ai soldé son séjour ; tout est-il bien validé ?
Votre inscription est considérée comme ferme et définitive sous réserve d’acceptation du paiement auprès de notre organisme bancaire. Le mail de confirmation sera votre garantie officielle d’inscription. Toutefois, nous ne pourrons pas accepter votre enfant s’il manque les documents complémentaires dans son dossier (cf. partie « Pour compléter mon dossier »).

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6. ASSURANCES

► Quelles sont les assurances nécessaires ?

Une assurance responsabilité civile couvre chaque participant pour les dommages corporels et matériels en cas de faute de l’association.

Par contre, s’il s’agit d’un accident n’engageant pas la responsabilité de l’association, le participant doit avoir une Assurance Individuelle Accident avec assistance intégrée pour la pratique des sports et des loisirs.

Si le participant ne possède pas une telle assurance, nous proposons d’en souscrire une pour lui

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► Quelles sont les assurances nécessaires pour les séjours spécialisés (Montagne, plongée, spéléo...) ?

Pour les activités spécialisées (ski de montagne, plongée, montagne, spéléo, etc.), les participants doivent obligatoirement posséder une licence individuelle de la fédération correspondante, en cours de validité.

En l’absence de justificatif, celle-ci est automatiquement délivrée par l’association et due par le participant en plus du montant du séjour. 

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7. DESISTEMENT/ANNULATION

► Que se passe t'il en cas de désistement ?

En cas de désistement de la part d’un participant, l’association retiendra les frais suivants :

Séjours en France :

• jusqu’à 30 jours avant le début du camp : 50 € pour les frais de dossier.

• moins de 30 jours avant le début du camp : 30 % du prix total.

• au début du camp : 50 % du prix total.

• en cours de camp : le prix correspondant aux jours effectués et 50 % des jours restant à courir. 

Séjour à l'Etranger :

• jusqu’à 30 jours avant le début du camp : 50 € pour les frais de dossier + tous les frais déjà engagés par l'association

• moins de 30 jours avant le début du camp : 50 % du prix total.

 

► Que se passe t'il en cas d'annulation d'un séjour ?

En cas de force majeure, l’association se réserve le droit d’annuler un séjour. Dans ce cas, le participant ne pourra prétendre qu’au remboursement des sommes versées par lui. 

 

► Que se passe t'il en cas de modification du programme d'activité annoncé ?

Nous nous réservons le droit d’apporter aux programmes ou activités les modifications qui s’imposeraient suite au temps, aux conditions de sécurité, pour des raisons pédagogiques à des circonstances indépendantes de notre volonté. 

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8. LA FOI

► Que se passe t'il dans les temps Bibliques "Connect" ?

Dans tous nos séjours, chaque jour, un moment (de moins de 10% de la journée) adapté à chaque âge est réservé pour se retrouver autour de la Bible (histoire, partage, chants, débats...).Ils se vivent dans le respect des convictions des participants. 

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Pour toutes autres questions : 04 94 27 02 77 

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